Una factura es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a través del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial. En términos simple sería una boleta pero más completa, con una serie de requisitos e información como veremos.
Las facturas, además de probar una transacción de compra o venta debe contar con ciertos datos de las partes, así como también, la clase de producto vendido y su cantidad, o bien el tipo de servicio prestado, el número y la fecha de emisión. Además, una factura, debe mostrar el precio total y unitario de la transacción, los diferentes gastos que pueden deberse a diversos conceptos y que deben abonarse al comprador, así como también, en caso de que suceda, los impuestos que la compraventa implique.
La factura además reemplaza a la boleta en las transacciones de una organización o negocio, para efectos impositivos; estas son válidas para los organismos fiscalizadores dada la completa información que dan de cada transacción, como un registro detallado de cada compra y venta.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas. Las primeras son aquellas que documentan operaciones comerciales, mientras que las facturas rectificativas son aquellas que, tal como su nombre lo indica, rectifican los errores realizados en una o más facturas previas.
Se usan también en caso de devoluciones de los productos o también para las comisiones por volumen. Por último, las facturas recapitulativas son aquellas que se utilizan a fin de documentar un conjunto de facturas emitidas durante un determinado período de tiempo. Para poder hacer de este tipo de factura un documento válido, entonces será necesario anular las anteriores.
Además de los tipos A, B y C de facturas existen otras tres que son variantes de las demás. Dentro de ellas se encuentra la denominada “pro-forma”, que se utiliza a fin de documentar una oferta y las indicaciones precisas de cómo será la factura en caso de ser suministrada, en la mayoría de los casos, ésta forma incluye la fecha de máxima validez. En segundo lugar, la “copia” se utiliza para otorgar una documentación al emisor, contando con los mismos datos de la factura original, sin embargo, se especifica que se trata de una copia para no confundirla con la original. La última variante de factura es el duplicado, la que documenta la operación para el receptor en caso de que se pierda el original. Al igual que la copia debe indicar que se trata de un duplicado, para distinguirla en caso de que se encuentre el original.
